Как эффективно организовать работу удаленного сотрудника

Количество удаленных сотрудников в российских компаниях медленно, но верно растет. И, как заявляет исследовательская компания J’son Partners Consulting:

к 2020 году доля виртуальных рабочих мест должна достичь 20%. Это позволит компаниям снизить расходы более чем на 1 трлн

Такая тенденция объясняется не только возможностью существенно сэкономить на оборудовании рабочих мест, но и другими преимуществами «удаленки». Например: 

• возможностью привлекать к работе специалистов из других городов и стран без необходимости организовывать их релокацию 
• снижением издержек — инструменты для дистанционной работы позволяют сотрудникам не выпадать из рабочего процесса во время больничных или командировок, быть на связи с коллегами во время отпуска при возникновении форс-мажоров 
• и даже повышением лояльности персонала — ведь возможность удаленной работы можно рассматривать в качестве одного из способов нематериальной мотивации сотрудников

Основные сложности работы с удаленными сотрудниками 

Начать стоит с ответа на вопрос: какие виды удаленных сотрудников бывают и что им требуется для эффективной работы. Ведь «удаленка» может быть как выбором работника, так и небоходимостью, обусловленной должностными обязанностями. Итак, основные типы удаленных сотрудников

1. Полуночник — наиболее продуктивно выполняет свои обязанности в вечерние и даже ночные часы 
2. Путешественник — много перемещается, хочет подключаться к рабочему процессу, даже находясь в дороге 
3. Коммивояжер — сотрудник отдела продаж, который постоянно находится в пути и часто остается без интернет-связи 
4. Сотрудник из спального района — живет далеко от офиса, поэтому предпочитает несколько дней в неделю работать из дома 
5. Переселенец — сотрудник, живущий в другом городе или стране
6. Отраслевой эксперт — удаленно нанятый высококвалифицированный специалист на аутсорсинге с доступом к отдельным файлам и данным, необходимым для работы 

Несмотря на различия этих типов сотрудников, условия, необходимые для их эффективной работы, одинаковы: 

• круглосуточный безопасный доступ к корпоративному контенту и сервисам с любого устройства из любого места 
• инструменты совместной работы, чтобы взаимодействовать с коллегами и получать обновления в режиме реального времени 
• возможность быстро синхронизироваться с командой и тем самым избегать простоев про проблемах с интернет-связью 

BUSINESS TEAM для работы удаленных сотрудников

Самым эффективным способом организации работы компании с удаленными сотрудниками станет создание единой коммуникационной среды, доступной сотрудникам из любого места с любого устройства. Именно такой средой является решение BUSSINES TEAM, реализованное на платформе Office365. Здесь можно собрать вместе все корпоративные коммуникации, выстроить и контролировать все бизнес-процессы, организовать надежное хранение, наглядное представление информации и мгновенный поиск нужных данных. А также создать максимально комфортное рабочее пространство для каждого подразделения компании или объединить сотрудников в группы по проектам. 

Помимо сотрудников, в BUSINESS TEAM можно подключать клиентов и партнеров, предоставляя им гостевой доступ только к той информации, которая необходима для взаимодействия. 

Коммуникации 

BUSINESS TEAM объединяет несколько видов инструментов для коммуникаций. Так что каждый сотрудник может выбрать наиболее удобный для себя и подходящий для конкретной ситуации. 

• Чат позволяет обмениваться мгновенными сообщениями с одним или несколькими коллегами, обмениваться файлами, осуществлять поиск по сообщениям. 
• Для обсуждения документов или других данных удобно воспользоваться беседой в ленте соответствующего канала. Члены группы получают уведомления обо всех сообщениях в беседе, могут просматривать их и теги бесед даже на мобильных устройствах. 

• Видеозвонки прекрасно подходят для проведения мозговых штурмов и продуктивных онлайн-совещаний, а также тогда, когда переписки становится недостаточно. Сотрудники могут запланировать онлайн-собрание, опубликовать повестку и сопутствующие документы, провести предобсуждение, делиться файлами и изображением экрана, демонстрировать презентации во время совещания, вести протокол и запись звонка, оставлять комментарии, которые сохранятся в общей ленте. А также присоединиться с планшета или смартфона к собраниям в формате HD, чтобы просматривать презентации с анимацией. 

Доступ к контенту и данным 

BUSINESS TEAM — это единая точка доступа не только к корпоративным коммуникациям, но и к корпоративному контенту. В платформу интегрированы приложения Office 365: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Foms, Visio и Power BI. Удаленные сотрудники могут не только работать с текстовыми документами, но создавать презентации, формы для опросов и тестирования, графические схемы, таблицы, справочники, отчеты, размещать картинки и видеоматериалы для коллег. 

Члены распределенной в пространстве команды имеют возможность одновременно просматривать и изменять одни и те же файлы и сразу видеть, что сделали другие. А также оставлять комментарии к файлам, которые будут доступны в общей ленте. BUSINESS TEAM позволяет работать с файлами на стационарном компьютере, на мобильных устройствах, а также редактировать документы в режиме онлайн. При отсутствии интернета с файлами можно работать автономно. Ведь при подключении к сети все изменения синхронизируются автоматически. А быстро найти нужный документ поможет корпоративный поиск. 

Управление бизнес-процессами и доступ к сервисам 

Интегрированные в среду, а также подключаемые с помощью коннекторов приложения сторонних производителей позволяют автоматизировать большое количество бизнес-процессов. Здесь можно: 

• ставить задачи, контролировать их исполнение и управлять проектами с помощью Planner 

• автоматизировать управление заявками в отдел закупок или техподдержку 

• организовать удобное пространство для согласования макетов в OneNote 
• разрабатывать стратегии и проводить мозговые штурмы в майнд-картах 
• управлять корпоративными документами и договорами
• проводить обучение и тестирование сотрудников
• подключать сторонние популярные мессенджеры (WhatsApp, Telegram) для общения с клиентами и партнерами. 

А что с безопасностью? 

Информация, используемая удаленными сотрудниками для работы, может содержать значительный объем конфиденциальных данных. Чтобы обеспечить их безопасность и предотвратить утечку информации в BUSINESS TEAM предусмотрена встроенная система защиты с использованием средств криптографии (Information Protection). Она позволяет: 

• настраивать политики для классификации и защиты данных в зависимости от степени их конфиденциальности 
• разграничивать права доступа и устанавливать, какие действия определенные группы пользователей могут выполнять с документами 
• предоставлять гостевой доступ партнерам и контрагентам и устанавливать период действия разрешений 
• отслеживать и контролировать использование различных видов документов 
• при необходимости отключать доступ всех используемых сотрудником устройств к ресурсам компании. 

Удаленные сотрудники: быть или не быть? 

Рост числа удаленных рабочих мест — устойчивая тенденция. И несмотря на возражения, которые неизбежно возникают у работодателей, при найме дистанционного сотрудника, такой вид занятости становится все более популярным. Ведь при грамотной организации взаимодействия с удаленными работниками, они могут принести компании немало дивидендов. Главное — выбрать правильное ИТ-решение, которое позволит сотрудникам иметь круглосуточный доступ к корпоративным данным и эффективно общаться с коллегами, а руководителю делегировать задачи и контролировать их исполнение.