Перевести бизнес на удаленку за 3 дня

Как оперативно организовать сотрудникам надежные полнофункциональные удаленные рабочие места?

Еще в начале марта перевод сотрудников на дистанционную работу казался трудоемкой и требующей длительного планирования задачей. Но отчаянные времена требуют отчаянных мер. Опыт показал, что для запуска полноценной удалёнки достаточно перевести в онлайн всего пять процессов. И это можно сделать всего за три дня: с созданием учетных записей, настройкой и обучением пользователей.

Первоочередной оцифровки требуют:

• корпоративные коммуникации;
• проведение и планирование совещаний;
• взаимодействие внутри команд;
• управление задачами и проектами;
• доступ к корпоративному контенту.

Корпоративные коммуникации

Вызов: переход компании на дистанционную работу лишает сотрудников привычных способов коммуникации. Мы и сами не подозревали, как много рабочих вопросов обсуждается у кулера, в курилке и на ланче. Сейчас общение переносится в мессенджеры, часто – сразу в несколько. Люди путаются, теряют информацию, раздражаются и работают менее эффективно.

Решение: единый корпоративный канал для чатов (личных и групповых), а также аудио- и видеозвонков.

Важные опции: уведомления в реальном времени и возможность транслировать новости компании. Такой подход позволит оперативно решать рабочие вопросы, эффективно взаимодействовать с коллегами.

Онлайн-совещания

Вызов: Коронавирус отменил все переговоры, планерки и встречи лицом к лицу. Конференц-звонки не заменяют живое общение, но можно сделать их максимально эффективными. Особенно для компаний, где по привычке планируют встречи в Microsoft Outlook, созваниваются в Skype (каждый раз вручную собирая участников) и записывают звонки сторонним рекордером.

Решение: планировать и проводить онлайн-собрания в единой среде.

Важные опции: согласование времени начала, защищенное подключение с любого устройства, автоматическая запись встречи, возможность вести и публиковать протоколы.

Взаимодействие внутри команд

Вызов: самые плотные коммуникации, как правило – внутри команд: проектов, бизнес-процессов, подразделений и так далее. Для получения результатов участникам команды нужно часто общаться и вместе вести документы. Сейчас, когда мы все сидим по домам, общение затрудняется, коммуникации удлиняются, снижается скорость решения вопросов.
Решение: онлайн-приложения, которые обеспечивать эффективное взаимодействие вне зависимости от места нахождения сотрудников.

Важная опция– качественный инструментарий для совместного редактирования документов.

Управление задачами и проектами

Вызов: отправляя компанию на удаленку, руководители теряют и привычные средства контроля. Если бы не это, процент дистанционных сотрудников был бы гораздо выше. Но этой весной нас всех поставили перед выбором: уходи в онлайн или закрывайся.

Решение: канбан-доски и чек-листы позволят линейным руководителям видеть работу подчиненных в реальном времени, а сотрудникам – четко понимать задачи и сроки их исполнения.

Важная опция – инструменты визуализации хода проекта: сейчас, когда все перегружены информацией, наглядность как никогда в моде.

Корпоративный контент

Вызов:одно из основных неудобств удаленной работы связано с затруднением доступа к корпоративному контенту: библиотекам, папкам, регламентам, инструкциям, справочникам, базам знаний и так далее.

Решение: перенос корпоративных файлов на специализированную онлайн-платформу, создание справочников и хранилищ регламентов в интерактивном Wiki формате, а корпоративных баз знаний в виде онлайн-записных книжек.

Важная опция – умный поиск, который позволит быстро находить нужные документы.

Экспресс-обучение сотрудников

Еще один важнейший элемент в этой цепочке – сотрудники и их адаптация к новым условиям. Здесь на помощь придут интерактивные инструкции, видеоуроки и мастер-классы в формате онлайн.

Выбор ИТ-решений

Для оцифровки каждого из этих процессов есть много ИТ-инструментов: бесплатные, условно-бесплатные, платные. При наличии ресурсов и управленческой воли, можно выстроить дистанционную работу без дополнительных инвестиций в инфраструктуру. Однако, опыт показывает, что эффективнее всего решать перечисленные задачи в рамках одной платформы. Таких универсальных платформ на рынке мало, самая удобная и функциональная из них – Microsoft Teams в составе Office 365.

ВАЖНО

В связи с пандемией, Microsoft сделал бесплатной полугодовую подписку на полную версию решения. И это еще одна причина скачать, установить и начать использовать Teams.