Почему они не работают

Cнижение продуктивности и исполнительской дисциплины на удалёнке

Говорят, хорошо замотивированный сотрудник в контроле не нуждается. И действительно: люди, осознанно выбравшие удалёнку, не менее эффективны, чем их коллеги в офисе. Но, как показал опыт апреля и марта текущего года, при стихийном переводе в дистанционный режим мотивация персонала падает. Сотрудники не готовы к новому формату: они выпадают из процессов, теряют связь с командой, хуже понимают свои задачи и цели компании.

Все это ведет к снижению исполнительской дисциплины, и в итоге к падению эффективности бизнеса. Поэтому у руководителя появляются две новые задачи: восстановить мотивацию и выстроить системный контроль удаленного персонала. Давайте разбираться, как быстро и эффективно ответить на эти вызовы нового времени.  

Синхронизация с командой 

Решить вопрос с выпадением из контекста и ослаблением связей внутри команды поможет система регулярных синхронов.  Онлайн-синхроны – это аналог личных встреч: планерок, летучек, совещаний, ретроспектив по итогам периода и т.д. Чем реже вы встречаетесь вживую, тем больше виртуальных встреч вам понадобится. Мы знаем команду, которая запускает переговорную комнату в 10 утра и закрывает только в конце рабочего дня. Ее участники говорят, что им удается сохранять уровень коммуникации на офисном уровне и быть на одной волне. По нашему опыту, важно включать камеру: визуальный контакт и возможность видеть собеседников обеспечивает большую вовлеченность участников. В некоторых компаниях включение видеокамеры – обязательное условие онлайн-встреч. И совсем неважно, что у кого на заднем фоне.   

Оффлайн-синхроны – это, как правило, дополнительная отчетность. Важно, чтобы не только руководство, но и сотрудники понимали ее пользу: иначе мотивация просядет еще сильнее. Например, в «Додо Пицца» пишут вечерние письма – главные результаты дня, цели на завтра, препятствия и все, чем хочется поделиться. А тимлид использует эту информацию, чтобы корректировать движение команды и оперативно подключаться при необходимости. 

Целеполагание 

Четкая, ясная, хорошо сформулированная цель тоже работает на мотивацию. Но когда мы день за днем видим только стены своего хоум-офиса, понимание целей размывается. Чтобы решить эту проблему, компании заводят доски целей. Среднесрочные и долгосрочные цели должны быть мотивирующими, важно их визуализировать. Текущие цели компании, отдела и каждого сотрудника необходимо разложить на задачи. 

Управление задачами 

Разложив цели на задачи, мы переходим от мотивации  к контролю. Из целеполагания совершенно логично вытекают задачи. И здесь помогут доски задач – с ответственными, сроками, трекингом, чек-листами. Мы в IT Pro очень любим приборные панели и вообще выступаем за интерактивный подход к управлению задачами. Поэтому наших сотрудников всегда перед глазами дашборды, на котором виден процент выполнения KPI в режиме реального времени. Доски задач работают не только на контроль, но на мотивацию и помогают справляться с выгоранием. Сотрудники имеют конечные задачи, могут их закрывать и поступательно двигаться дальше. 

Геймификация 

Распределенные компании часто повышают вовлеченность персонала с помощью игровых механик. Это не всегда история про инвестиции, большую корпоративную игру или какое-то особенное мобильное приложение. Можно визуализировать на дашборде простейший отчет по рейтингу сотрудников и спровоцировать соревновательный эффект. Иногда самые простые вещи дают самый быстрый результат.  

ВАЖНО

Вывод: Сотрудники делятся всего на два типа: первых надо контролировать, вторые контролируют себя сами. К сожалению, в дистанционном формате вторые могут быстро превратиться в первых. Мы должны защитить людей от выгорания и создать им комфортные условия для работы с прежней эффективностью. В идеале нам хотелось бы стереть грань между сотрудниками в офисе и на удаленке. Это реально: есть множество практик, которые давно и с успехом применяют распределенные компании. И есть инструменты, которые позволяют покрывать бизнес-процессы удаленной работы с максимальным эффектом. Добро пожаловать в  MS Teams. 

По нашему опыту владельцы бизнеса во время организации удалённого формата работы также сталкиваются с такими задачами как:

1. Делегирование не работает. Задачи и поручения теряются, выполняются не вовремя.
2. Много времени тратится на совещания. Итоги совещания не фиксируются. Нет понимания что обсуждали сотрудники, о чём договорились и выполняются ли эти договорённости.
3. Сотрудники совершают ошибки, часто одни и те же. Отвлекают хаотичными вопросами в мессенджерах или звонками. Как следствие не хватает времени на развитие и решение стратегических задач.
4. Между подразделениями часто возникают кофликтные ситуации. Подразделения обособлены и не способны давать синергетический эффект. Информация искажается. Сотрудники не знают что происходит в организации. Снижается мотивация команды.
5. Корпоративные данные пересылаются в разных мессенджерах, хранятся на флешках, файловых обменниках. Высокий риск утечки или утраты корпоративной информации.