Четыре типа задач: как использовать корпоративный мессенджер для их постановки

Каждый руководитель хочет видеть перед подчиненными красивый список задач и степень их выполнения.

С другой стороны, есть грустная история, рассказанная Сергеем Бехтеревым. Когда один генеральный решил внедрить систему контроля исполнения задач и весьма преуспел в этом. В первый месяц удалось выполнить 150 поручений, потом 200, 300, так дошло до 1500. А потом его уволили из-за падения общей эффективности компании. Проблема была в том, что сотрудники перестали выполнять свои должностные обязанности, а просто ждали задач от руководителя. Основной ошибкой было свалить все типы поручений в одну кучу и затащить их в трекер.

Опять регламенты?

ВАЖНО

Сам Сергей в рамках своих тренингов выделяет 4 типа задач: поручение, заявка, проектная задача, функциональная задача.

Однако не всегда возможно провести четкую грань между разными типами задач.

Вот один из вариантов, как адаптировать эту систему под себя:

• С проектными задачами все более или менее понятно. Будь то внутренний проект или проект с заказчиком, есть SCRUM-доска с поручениями, и по ней можно понять, как идет работа. Минус таких досок в том, что приходится создавать их отдельно под каждый проект.
• С задачами-заявками внутри бизнес-процессов тоже все ясно. Их инициируют вручную либо с помощью системы обработки заявок, и ставят ответственного. Исполнитель получает оповещение о назначении. Такой формат позволяет руководителю отслеживать статус и время закрытия заявки. Можно получить красивый отчет о загрузке сотрудников и о соблюдении внутренних SLAшек.

Но проблема в том, что в малом и среднем бизнесе не каждый бизнес-процесс можно четко описать. Поэтому возникает большое количество текущих задач, которые компенсируют отсутствие регламентов. Часто эти задачи ставят в устной форме или по электронной почте и регулярно забывают про них, причем обе стороны. Затаскивать такие поручения в трекер не всегда оправдано — время на заведение, правильное оформление и закрытие может превышать время на выполнение.

Здесь поможет корпоративный мессенджер MS Teams. Для фиксации задач в нем удобно использовать беседы в online-командах, поскольку задачи часто возникают в контексте какого-то диалога или относительно какого-то документа. В этом случае не приходится подробно формулировать поручение. Суть ясна из контекста переписки.

Правда, нужно выработать внутренние правила:

1. Ставить задачу через знак «@». При этом выбирать фамилию ответственного сотрудника, чтобы ему пришло оповещение.
2. Ставить лайк, если сотрудник понял задачу и готов ее выполнить в разумный срок (в течение дня или к прописанному дедлайну). Писать вопрос, если что-то неясно.
3. Делиться результатом и сообщать о готовности после выполнения поручения.

При определенном уровне корпоративной структуры такая система работает хорошо, а сотрудники могут в один клик добавлять задачи в личный трекер.