Почему сотрудники не знают регламенты компании и как это исправить

Даже небольшие и средние компании в процессе автоматизации обзаводятся собственными корпоративными регламентами. Но как показывает практика, сотрудники в лучшем случае один раз бегло их просматривают, а некоторые даже не знают, где они лежат. Мы не станем обсуждать содержательную часть и эффективность самих регламентов, просто расскажем: как сделать, чтобы их читали.

1. Сделайте регламент ясным и простым в восприятии. Графическое или схематичное представление информации позволит сотрудникам «ухватить» ключевые идеи после первого прочтения. Хорошим дополнением станет презентация или видеоинструкция
2. Регламент должен быть доступным для всех сотрудников, чтобы на поиск нужной информации уходило минимум времени.  Структурируйте, проиндексируйте и опубликуйте регламенты для пользователей, которых они касаются.
3. Используйте экспресс-тесты для проверки знаний и контроль результатов тестов. Так вы мотивируете сотрудников читать регламенты более вдумчиво. Повторное прохождение теста может стать вариантом наказания за нарушение регламента.

Разумеется, данные сценарии имеет смысл реализовывать с цифровом формате. Существуют различные HR-системы с подобными инструментами. Вопрос: как обойтись без внедрения дорогостоящей информационной системы?

Инструменты Microsoft Office 365 (Microsoft Teams)

Рассмотрим реализацию описанных выше задач с помощью платформы MS Office 365: MS Teams, MS Forms, Power BI

Для создания и публикации корпоративных регламентов могут использоваться различные инструменты:

• интерактивные wiki-справочники 
• web-документы
• web-презентации
• видеоканалы

Регламент удобно опубликовать в соответствующей рабочей группе. Например, регламент работы с проектами в проектной группе. Это позволит быстро найти нужную  информацию, а также организовать обратную связь для улучшения регламента. Система корпоративного поиска поможет за секунды получить доступ к нужной информации, даже если пользователь не знает, где он опубликован.

Используя формы MS Forms, легко создавать тесты на знание регламента и размещать их в группе.

Результаты можно обработать с помощью Power BI и представить руководству в виде наглядной «приборной панели».

Эти и многие другие бизнес-сценарии реализованы в нашем решении BUSINESS TEAM на платформе Office 365. О них мы расскажем в следующих статьях.