Эффективная организация коммуникаций онлайн
На примере MS Teams
Эффективная организация корпоративных коммуникаций онлайн на примере MS Teams
Если информация -это «кровь» современного бизнеса, то каналы коммуникаций -это кровеносная система, их работа напрямую влияет на здоровье всей компании.Перенос коммуникаций в онлайн позволяет не только решать задачи с организацией удаленных и мобильных рабочих мест, но и в целом поднимает взаимодействие сотрудников на качественно новый уровень: за счет снятия коммуникационных барьеров, ускорения прохождения информации, повышения вовлеченности сотрудников, широких возможностей контроля и управления.
Эффективность бизнеса напрямую зависит от того, насколько грамотно в компании выстроены коммуникации
случаев успешное выполнение задач зависит более чем от одного сотрудника
составляет рост информации в корпоративном сегменте
снижается эффективность бизнеса из-за сложностей в коммуникациях
информации о рынке доходит до высшего руководства
Барьеры в коммуникациях и их влияние на бизнес
Вертикальные коммуникации
Горизонтальные коммуникации
Коммуникации в проектах
Коммуникации с контрагентами
Неформальные коммуникации
Потеря/искажение информации
Пример:
- Решения руководства не доводятся до рядовых сотрудников
- Информация от сотрудников 1-ой линии не доходит до руководства
- Отдел продаж не в курсе, что отдел маркетинга запустил новую акцию
- ИТ отдел не знает о проблемах с производительностью базы данных
- Документы и заявки теряются
Превышение сроков и бюджетов проекта
Пример:
- Участники проекта не знают что происходит с данным проектом и какие сложности возникли
Падение рыночной эффективности бизнеса
Пример:
- Сотрудники не собирают информацию об удовлетворенности заказников
- Заказчики не получают информацию о новых предложениях компании
Снижение вовлеченности персонала и слабая корпоративная культура
Пример:
- Новые сотрудники не знают к кому по какому вопросу обратиться
- Сотрудники не общаются с коллегами и не вовлекаются в жизнь компании
Сложности при переносе коммуникаций в онлайн
По итогу всеобщего перехода на удаленную работу в период пандемии, только 20% руководителей признали этот опыт успешным. Одной из причин неудачи стала сложность переноса корпоративных коммуникаций в онлайн-формат. Компании, которые попытались просто перенести сложившиеся форматы взаимодействия в онлайн (в цифровые каналы), ожидаемо потерпели неудачу. Ошибка была в отсутствии системного подхода к выбору используемых каналов цифровых коммуникаций, отсутствовали стандарты и правила взаимодействия при использовании онлайн-сервисов для коммуникаций и совместной работы.
Цифровые каналы корпоративных коммуникаций
Скорость обмена информацией в цифровых каналах коммуникаций
Сотрудники часто испытывают сложности при выборе подходящего канал коммуникации, что ведет к хаосу и снижению эффективности взаимодействия.Чтобы избежать путаницы при выборе способа коммуникации, необходимо ввести единые корпоративные стандарты и правила, которые будут определять, какие вопросы и в каком канале следует обсуждать и каким образом следует это делать.
| Цифровые каналы корпоративных коммуникаций | Ограничения | Решение |
|---|---|---|
|
Телефония |
Отвлекают от работы, сложно фиксировать договоренности |
Используйте звонки внутри компании только в экстренных случаях |
|
A/V Конференции |
Чем больше участников, тем сложнее подготовка и организация |
Используйте календарные сервисы для планирования, публикуйте повестку и фиксируйте решения в электронном виде, записывайте видео |
|
Чаты |
Проблематично обсуждать несколько вопросов одновременно в одном чате, сложно искать информацию |
Используйте чаты только для оперативного решения простых вопросов |
|
Электронная почта |
Низкое время реакции, неудобно обсуждать вопросы с несколькими адресатами |
Используйте E-mail для коммуникации с контрагентами и для официальных вопросов |
|
Онлайн-команды |
Время реакции зависит от договоренностей |
Задайте структуру команд и договоритесь о правилах коммуникации |
ШАГ 1: Устанавливаем правила и стандарты онлайн-коммуникаций
1. Определите, какие каналы коммуникаций в каких случаях вы будете использовать
2. Договоритесь о правилах (стандартах) использования
Примеры правил:
- Выяснение отношений только в личке
- В групповых чатах не здороваемся
- Уважение к статусу «не беспокоить»
- Для «Флуда» есть специальный чат
- Назначаем собрание не раньше чем на след день
- На собраниях включаем видеокамеры
- При общении в командах пишем в «ответить»
3. Зафиксируйте и опубликуйте договоренности
4. Выберите удобные ИТ-инструменты для коммуникаций
Совет:
Устанавливая новые правила коммуникаций, выработайте план, учтите мнение всех заинтересованных лиц, и совместно выработайте стандарты взаимодействия. Потом соберите обратную связь и скорректируйте регламент. В случае необходимости повторите цикл.
Совет:
Омниканальность-интеграция разрозненных каналов коммуникацииИспользуйте корпоративные мессенджеры объединяющие популярные каналы коммуникаций. Мы рекомендуем Microsoft Teams.
Подготовка совещаний онлайн
Совещания – важный инструмент, который позволяет предоставлять сотрудникам необходимую для работы информацию, оперативно решать текущие задачи. Однако по данным опроса Verizon, более 90% сотрудников во время собраний сосредоточены на посторонних вещах, а 70% -занимаются другой работой. Это происходит из-за отсутствия четкого плана совещания, недостаточной подготовки участников, слишком длинных выступлений и выхода за рамки регламентов.
1. Выберите удобные для всех участников слоты времени, если это не регулярная планерка
Используйте корпоративные календари, например –Microsoft Outlook, они позволяют видеть свободные временные слоты коллег
2. Зарезервируйте переговорную, если часть коллег будет в офлайн
3. Сформируйте и опубликуйте повестку совещания
4. Выложите отчеты и презентации для предварительного ознакомления
Совет:
Предварительная публикация повестки, презентаций и отчетов поможет позволит участникам подготовиться и сократить время на обсуждение и принятие решений
Проведение совещаний онлайн
Эффективность онлайн совещаний может быть низкой из-за отсутствия невербального контакта участников, но современные технологии и организационные практики позволяют избежать таких проблем. Современные средства коммуникаций позволяют эффективно организовывать в онлайн любые виды совещаний и встреч от планерок до стратегических сессий.
- Приглашать только тех, кого совещание касается
- Продолжительность — не более 1 часа
- Вести запись экрана
- Убирать телефоны
- Обязательно включена камера
- Когда молчим, микрофон выключен
- Приходить подготовленным
- Ведущий отвечает на вопрос первым и задает формат
- Говорить по очереди или «поднимать руку»
Советы:
- Держите перед глазами цели совещания (повестку). Это позволит не отвлекаться от сути
- Используйте чат для вопросов, чтобы не прерывать спикера
- Фиксируйте решения и поручения в чате или заметках
- Делайте Check-in на рабочих (тактических) совещаниях. Check-in–короткое приветствие которое делает каждый участник собрания
- До 300 пользователей с возможностью выступления
- Виртуальные фоны для участников
- Демонстрация презентаций или рабочего стола
- Запись совещания
- Заметки для формирования протокола совещания
- Чат для вопросов
- Публикация протокола и записи совещания
Чаты личные и групповые
Чаты позволяют оперативнее решать вопросы и успешно заменяют телефон, электронную почту и личные коммуникации. Но не подходят для организации полноценной совместной работы, т.к. в одном чате сложно обсуждать больше 2-х вопросов одновременно. Поэтому для бизнес-коммуникаций удобней использовать корпоративные мессенджеры
Советы:
- Использование специализированных корпоративных коммуникационных платформ позволит ИТ службе контролировать работу сервиса и предотвратить утечки информации
- Индикатор присутствия поможет правильно выбрать момент для общения
- Используйте смайлы и стикеры для передачи нужной эмоции
ШАГ 2: Задайте структуру коммуникациям
Корпоративные коммуникации –сложный, многоуровневый процесс. Чтобы сотрудники не тратили много времени на поиск информации и повторные запросы, необходимо систематизировать коммуникации и взаимодействие, задать структуру в рамках отдела, проекта или бизнес процесса. Онлайн-команды в корпоративных мессенджерах позволяют структурировать коммуникации. Что помогает сотрудникам четко понимать, где и какие решать вопросы, и избавляет от хаоса в коммуникациях. Беседы в Microsoft Teams, например, позволяю обсуждать разные вопросы в одном канале, собирая все ответы в цепочку.
Совет:
Перед запуском мессенджера продумайте начальную структуру команд
Совет:
Используйте знак @, если хотите привлечь внимание коллеги или о чем-то спросить
ШАГ 3: Совместная работа над документами
Рабочие коммуникации часто связаны с документами, таблицами, файлами. Возможность делиться файлами прямо в мессенджере, быстро просматривать, обсуждать и редактировать вместе с коллегами, а так же создавать папки для хранения документов рабочей группы, позволяют вывести взаимодействие в онлайн на качественно новый уровень
Cовместная работа с документами в Microsoft Teams
- Структурированное хранение, добавление реквизитов, контроль версий
- Быстрый просмотр популярных форматов
- Быстрое редактирование в окне Microsoft Teams
- Совместное редактирование документов
- Контекстный поиск по содержанию
- Разграничение прав доступа
