Проведение эффективных совещаний и онлайн-собраний с помощью MS Teams
Проведение эффективных совещаний и онлайн-собраний с помощью MS Teams
До 300 тысяч
часов в год тратят сотрудники крупных компаний на совещания
2-3
массовых совещания в неделю проводит средний директор
$37 млрд
теряет бизнес США из-за непродуктивных совещаний
31 час в неделю
тратит сотрудник на непродуктивные беседы с начальством
10-18 минут
средний человек может воспринимать информацию на слух
Отсутствие четкого плана
Участники не знают, какие вопросы будут обсуждаться и какого результата от них ожидают
Слишком длинные доклады
Тратится много времени на обсуждение посторонних вопросов
Не у всех участников есть возможность высказать свое мнение
Протокол собрания не доносится до всех заинтересованных сторон
Гибридный формат становится де-факто стандартом проведения совещаний и встреч. Современные сервисы, такие как Microsoft Teams, стирают грань между переговорной комнатой и онлайн-участниками. А также предлагают интерактивные инструменты организации, подготовки и проведения собраний, что значительно повышает продуктивность и экономит время участников.
Мы расскажем, как сделать собрания продуктивнее с помощью MS Teams:
ШАГ 1: Планирование - выбрать удобное для всех время
- Выбор времени с учетом занятости коллег, резервирование переговорных
- Подтверждение участия от коллег
- Напоминание о совещании на смартфоне
- Интеграция с MS Outlook
Результат: Выбрано удобное время для совещаний, переговорная зарезервирована, есть подтверждения от участников, все получат напоминание на смартфон
ШАГ 2: Подготовка встречи с помощью рабочей области совещания MS Teams
- Фиксируем тему и цели совещания
- Чат совещания для совместного формирования повестки
- Предварительная публикация презентаций и отчетов
- Виртуальная "маркерная доска" для визуализации
- Публикация записи встречи с автоматической транскрибацией
- Заметки - формирование протокола
- Отчет об онлайн-участниках
Результат: Совещание подготовлено - все участники знают повестку и могут предварительно ознакомиться с презентациями. После совещания для всех участников опубликован протокол и запись с рашифровкой.
ШАГ 3: Проведение совещаний и онлайн-встреч
- до 1000 участников в многоточечной конференции, есть режим модерации, до 70 живых плиток
- Чат встречи для вопросов и фиксации договоренностей
- Приглашение гостей по гиперссылке. Подключение участников по телефону
- Демонстрация экрана, показ презентации в режиме докладчика
- Запись видеозвонка. Автоматические субтитры
- Мобильный клиент, перевод звонка на мобильный
- Приятные мелочи: лайки, поднятие руки, виртуальные фоны, шумоподавление
Результат: Проводить совещания легко и удобно. Подключаем коллег и контрагентов
ШАГ 4: Интерактивные инструменты для взаимодействия с участниками
- Предварительная подготовка опросов и голосований
- Проведение опросов и голосований во время совещаний
- Получение отчетов
Результат: Оттачиваем технологию эффективных совещаний - голосуем за решения, собираем и анализируем обратную связь
ШАГ 5: Трансформируйте вашу переговорную с помощью MS Teams Room
- Совещания в гибридном формате (в переговорной + онлайн-участники)
- Быстрый старт совещания, не требуется настройка и подготовка
- Делитесь документами и презентацими с мобильных устройств
- Контент-камера для передачи изображения с маркерной доски
- Большой выбор оборудования разных производителей
Результат: Проводить совещания с удаленными участниками также удобно, как и с личным присутствием
ДОПОЛНИТЕЛЬНО: Транскрибирование онлайн-встреч и совещаний
- Расшифровка разговоров на русском языке
- Маркировка говорящих
- Публикация расшифровки для всех участников
- Выгрузка расшифровки в формате MS Teams
- Транскрибирование оффлайн-совещаний
Результат: Все договоренности зафиксированы
Преимущества Microsoft Teams
Интеграция с корпоративным каталогом профилей сотрудников
MS Active Directory
Облачный сервис - не требует стартовых затрат
Интеграция с любыми приложениями экосистемы
Microsoft 365
Доступ из любой точки мира, с любого устройства
Защита от утечек информации и несанкционированного доступа