Организация проектной работы в экосистеме Microsoft 365
Организация проектной работы в экосистеме Microsoft 365
Типовые сложности организации проектной деятельности и управления проектами
Только 16%
укладываются в сроки и бюджеты
на 188%
в среднем превышается бюджет
на 222%
в среднем превышаются сроки
только в 61%
проектов остаются неизменными цели и содержание
Источник: Standish Group«Chaos Report
Причины низкой эффективности работы проектных команд
Сложности организации и координации
Коммуникационные барьеры
Трудности в организации распределенных команд
Отсутствие у сотрудников четкого понимания своей роли и задач в проекте
Отсутствие совместного доступа к документам и данным
Невозможность отследить загруженность персонала
Сложность контроля стадий реализации проектов
Опасность утечек конфиденциальной корпоративной информации врезультате несанкционированного доступа
Единое цифровое рабочее пространство проекта в экосистеме Microsoft 365:
Организация коммуникаций внутри проекта
Организация совместной работы с документами проекта
Управление задачами проекта
Проектные сервисы (приборные панели, таймшиты, трекеры проблем )
4 шага огранизации проектов на Microsoft 365
ШАГ 1: Организуем проектные коммуникации
- Создание рабочей области проекта - команды MS Teams
- Добавление участников в проектную команду
- Организация проектных коммуникаций в онлайн
- Оперативная коммуникация в чате, индикаторы присутствия
- Планирование и проведение онлайн-встреч
Результат:
- У нас есть единое рабочее пространство проекта
- Создана команда проекта, каждый знает свою роль
- Организованы онлайн -коммуникации в проекте, все договоренности фиксируются, информация не теряется
ШАГ 2: Организация совместной работы с документами проекта
- Создание библиотеки документов проекта в облаке
- Синхронизация облачной библиотеки с локальными папками
- Совместное редактирование документов в режиме реального времени
- Контекстный поиск по документами и беседам
Результат:
- Все документы проекта собраны в единой библиотеке
- Всегда актуальные версии документов
- Любая информация находится за секунды
ШАГ 3: Координация работ в проекте
- Kanban-доска проекта
- Центр управления задачами
- Работа с личными задачами в MS ToDo
- Управлениe задачами по методологии PM
Результат:
- Есть план реализации проекта
- Все сотрудники знают свои задачи
- Мы понимаем, как идет проект
ШАГ4: Добавляем сервисы для повышения эффективности проектной работы
- Устав и роли в проекте
- Автоматизация процессов согласования/у тверждения
- Трекер проблем
- Учет трудозатрат проекта
Результат:
- Все четко знают цели и свою роль в проекте
- Процессы согласования документов автоматизированы
- Фиксируются проблемы проекта и затраченая трудоемкость
Доступ с любых типов устройств
Приложение для компьютера или ноутбука
Web-приложение (для подключения через браузер)
Полнофункциональное приложение для планшетов и смартфонов
Преимущества Microsoft Teams
Интеграция с корпоративным каталогом профилей сотрудников
MS Active Directory
Облачный сервис - не требует стартовых затрат
Интеграция с любыми приложениями экосистемы
Microsoft 365
Доступ из любой точки мира, с любого устройства
Защита от утечек информации и несанкционированного доступа