Как компании не умереть на пути из малого в средний бизнес

Более пяти лет мы занимаемся внедрением сервисов, реализацией бизнес-процессов и автоматизацией на платформе Microsoft 365. Чаще всего к нам обращаются технические специалисты — ИТ-директора или сисадмины.

Их стандартные запросы при внедрении цифровых систем выглядят так:

• Оптимизировать затраты на программное обеспечение
• Навести порядок в ИТ-системах
• Получить легальный продукт и техническую поддержку
• Перенести старые данные в новую систему
• Показать сотрудникам как все работает

Внедрение технологий без изменения процессов — это нормально. Но не для долгосрочного планирования бизнеса. Более важным мы считаем вопрос: какие выгоды цифровизации видят стратеги — собственники или управляющие бизнесом?

Антон Медников, основатель и владелец бренда BAGO home, поделился с нами опытом внедрения коммуникационной платформы Microsoft Teams в своей компании.

BAGO home — бренд ароматов для дома.
Компания с 2007 года занимается производством ароматических саше, диффузоров, свечей и реализует бизнес полного цикла:

• Разработка продукта – креатив и лаборатория
• Закупка материалов
• Производство
• Продажи и дистрибуция
• Реклама и маркетинг

Безусловно, особенности работы в пандемию повлияли на организацию совместной работы. Но эти задачи возникли раньше. Еще до 2020 года мерчендайзеры BAGO home работали в распределенной по стране сети магазинов, дилеры находились в разных городах, а дизайнеры-аутсорсеры — в нескольких часовых поясах.

Очень долго определялись, чем пользоваться для организации бизнес-процессов. Что обязательно нужно, а от чего можно отказаться? Основной вопрос, который решали — какой сервис выбрать? Это был самый долгий этап. Пробовали бесплатные программы, приценивались к разработке собственной платформы. В итоге остановились на корпоративном мессенджере — MicrosoftTeams.

За два года трансформации пройдены сложности выбора, сопротивление сотрудников, выработка новых привычек и регламентов.

В этой статье мы делимся выводами Антона о том, какие преимущества получил его бизнес.

Выросла эффективность сотрудников

Нужно было перейти от общения и раздачи задач на бегу в коридорах до стандартизации ведения проектов. Нам было критически важно получить возможность работать удаленно и быть на связи с сотрудниками «в полях».

Какие потребности бизнеса были реализованы:

• Структурировать коммуникации между сотрудниками, разделить потоки информации по смыслам
• Обеспечить мобильную и удаленную работу не только на период карантина, но и для ежедневного эффективного взаимодействия
• Развивать корпоративную культуру, внедрять изменения как долгосрочную стратегию

Обмен информацией стал удобным и безопасным

Для нас недопустима ситуация, если из-за потери данных команда вынуждена начинать работу заново.

Какие потребности бизнеса были реализованы:

• Совместно работать с документами, одновременно командами обрабатывать информацию
• Легко находить нужные документы и темы обсуждений
• Защитить информацию от потерь, разграничить права доступа к закрытым материалам

Вся работа переведена в единое цифровое пространство

Наша формула — создание единой экосистемы, информационного потока в одном канале. В эту систему включены аутсорсеры, подрядчики и дилеры, с которыми ежедневно ведется коммуникация.

Какие потребности бизнеса были реализованы:

• Быстро интегрировать новых сотрудников в рабочие процессы
• Работать в единой экосистеме совместно с партнерами, не использовать случайные каналы связи
• Быть всегда и везде на связи с коллегами

Цель компании в бизнесе — расти каждый год. Для этого нужно быть лучше конкурентов. И быть быстрее конкурентов. Помните, у Кэррола? «Нужно бежать со всех ног, чтобы только оставаться на месте, а чтобы куда-то попасть, надо бежать как минимум вдвое быстрее». В результате цифровой трансформации компания BAGO home не только не погибла на этапе перехода от малого к среднему бизнесу, но получила преимущества, чтобы быть лучше и быстрее конкурентов.

Смотрите полное видео с рассказом Антона про цифровую трансформацию, которую прошел его бизнес. Наверняка, вы узнаете себя и собственные задачи, увидите похожие проблемы своей команды.